Liderar reuniões com excelência é um problema observado em praticamente todos tipos de negócios e empresas. Muitas pessoas, inclusive, consideram esses encontros uma grande perda de tempo. “O desafio é ainda mais significativo em reuniões virtuais, e as pessoas sabem disso”. Rany Ng é diretor de gerenciamento de produtos do Google Cloud e, recentemente, escreveu um artigo para a Fast Company no qual compartilha dicas de produtividade para reuniões online.
“Na Google, nós abordamos reuniões com a intenção de inspirar a criatividade espontânea e dar vida às melhores ideias. Nós temos uma força de trabalho distribuída nos escritórios de mais de 160 cidades, abrangendo quase 60 países”, argumenta, citando uma pesquisa da London Business School que afirma que mais da metade da força de trabalho será remota até 2020.
Em seguida, Ng elenca as cinco melhores práticas usadas pela Google para “escalar a cultura de criatividade espontânea e a produtividade em todos os escritórios. A primeira, é “preparar o terreno” antes da reunião. Para ele, é importante definir quem vai liderar o encontro e qual o seu principal objetivo. “Tente formatá-las de uma maneira que se afastem das atualizações de status e cheguem ao ponto crucial do problema que você está tentando resolver”.
Interações
No artigo, o diretor de produto também defende o uso de chamadas em vídeo como uma maneira de aumentar o engajamento dos participantes por meio da interpretação das expressões faciais e “deixas” sociais. Além disso, ele sugere que as reuniões sejam mais interativas, com documentos e telas compartilhadas para estimular conversas sobre o tema abordado.
Encorajar a participação de todas as pessoas presentes, segundo Ng, “contribui para que todos se sintam engajados na discussão e evita que uma pessoa ‘roube todo o ar da sala (virtual)’, o que é especialmente importante se o objetivo da reunião for um brainstorming”. Finalmente, ele sugere recapitular os pontos importantes levantados durante o encontro para evidenciar como o tempo foi investido.
“Construir um músculo forte para reuniões leva tempo, mas quando você investe em renovar suas práticas, pode criar um ambiente onde algumas das melhores ideias ganham vida. Com as ferramentas certas e práticas recomendadas, você pode inspirar uma cultura de criatividade e colaboração, mesmo quando estiver trabalhando em cinco fusos horários diferentes”, finaliza.
Nosso objetivo é ajudar você a se relacionar melhor com o trabalho, a realizar seus projetos, e a fechar grandes negócios na área criativa.
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