“Não tema os números!” Encarar as finanças e a contabilidade é determinante para crescer como freelancer
Por Giovanna Beltrão 
Lidar com a contabilidade e as finanças – pessoais ou do negócio – é uma das curvas de aprendizado mais acentuadas de quem começa a trabalhar como freelancer. Seja por falta de traquejo com números e planilhas ou devido à burocracia (que acaba intimidando muita gente), administrar as partes financeiras e tributária é um desafio comum entre profissionais, autônomos ou não.
No caso do freelancer, que é — em si — uma empresa; a administração financeira e contábil do “negócio de uma pessoa só” é essencial para que ele possa se desenvolver, ganhar estabilidade no mercado e, também, se proteger nos momentos de crise econômica.
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Se analisarmos o cenário contemporâneo, notamos que os modelos de trabalho distribuído e remoto estão ganhando popularidade — o que, inevitavelmente, abre o caminho para que o mercado freelancer cresça. Mas, a questão administrativa ainda parece ser um grande obstáculo para os profissionais. Na pesquisa Perfil do Freelancer no Brasil, realizada pelo Aparelho Elétrico em 2018, alguns dados chamam a atenção para esse gap entre o trabalho autônomo e a organização financeira:
- 74,4% dos entrevistados afirmou não possuir outra fonte de renda além dos freelas;
- 34,5% têm renda entre R$ 1.000,00 e R$ 2.500,00; e
- 29,9% afirmaram receber menos de R$ 1.000,00 por mês.
Ao mesmo tempo, 68% não pagam plano de saúde e 68,3% não têm plano de aposentadoria. E, curiosamente, apenas 29,3% dos entrevistados apontaram a renda variável como a maior dificuldade encontrada no modelo de trabalho.
Então, como o profissional freelancer ou autônomo pode se organizar financeiramente? Como lidar com as questões tributárias? E como otimizar o orçamento para, não só, conseguir pagar as contas, mas crescer e ter estabilidade?
O Aparelho Elétrico conversou com pesquisadores e profissionais das áreas de administração, finanças e contabilidade para responder a essas perguntas e mapear o caminho da organização financeira e tributária para quem trabalha por conta própria.
O “eu-profissional” e o “eu-empresa”
“A principal barreira [em relação ao planejamento financeiro] para os autônomos é se perceberem como uma empresa. E quando essa barreira é vencida, muita coisa muda, inclusive, os resultados. Quando se entende que o ‘eu-empresa’ e o ‘eu-profissional’ são pessoas diferentes, que ambos têm receitas, despesas e precisam se organizar minimamente, já ajuda muito no processo de acompanhamento e planejamento das finanças. Dá para se organizar bem melhor”, afirmou a consultora financeira empresarial Larissa Brito.
Ela é formada em Engenharia Civil e acabou migrando para as finanças depois de ter trabalhado com acompanhamento financeiro de obras para investidores. “É uma área incrível que existe dentro da engenharia, mas poucas pessoas conhecem. E, trabalhando nessa área, percebi que não é algo que aprendemos na faculdade. Estudamos muito e aprendemos mais ainda, mas ninguém nos ensina a efetivamente ganhar dinheiro com isso [esse conhecimento] — como precificar, controlar, saber se o resultado foi positivo ou não”, contou.
Para Ricardo Limongi, doutor em Administração e professor da Faculdade de Administração, Ciências Contábeis e Economia (FACE), da Universidade Federal de Goiás (UFG), em Goiânia, o controle das finanças de um profissional autônomo parte de dois aspectos: fazer um planejamento financeiro e entender a responsabilidade de ser uma empresa.
O planejamento é essencial exatamente em razão da incerteza e/ou da variação da renda. Ter um controle das finanças, nesse sentido, será de grande importância para que o freelancer possa se manter em tempos de contração do mercado. Já no segundo aspecto, o pesquisador — que atua, principalmente, nas áreas de Marketing e Comportamento do Consumidor — argumenta que:
“A liberdade de escolher as atividades que irão gerar renda num primeiro momento pode ser desafiador. Em geral, o trabalho assalariado remete a uma escala de trabalho e agenda de atividades impostas por terceiros. Já para o autônomo, o que será feito, e quando será feito, caberá exclusivamente a ele. Logo, organização e foco serão cruciais para garantir uma renda suficiente para pagamento das despesas e investimentos”.
Esta responsabilidade deve ser estendida, também, para a parte fiscal e tributária do negócio. A contadora Mari Salles, que atua na Love Accounting — que foca seu atendimento em empreendedores criativos, visando descomplicar as burocracias do sistema tributário brasileiro—, define a sua profissão como “alguém que resolve um problema que você não sabe que tem, de um jeito que você não entende”.
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Ela falou ao Aparelho Elétrico sobre como começou a atuar com profissionais da área criativa e a importância de autônomos e microempreendedores darem atenção à contabilidade:
De acordo com sua experiência trabalhando com freelancers da área criativa, Mari afirmou que muitos realmente percebem o financeiro e a contabilidade como um “buraco-negro”. “Eu gosto de colocar para os meus clientes que a gente tem medo de tudo aquilo que a gente não conhece. Quando passamos a conhecer o nosso próprio resultado, entendemos que não é tão difícil assim andar de acordo com a legislação fiscal e tributária no Brasil. Basta que a gente olhe para isso”, sugeriu.
“O principal conselho [que eu dou] é não ter medo dos números. [É preciso] conhecer os seus números e os seus resultados e, a partir daí, entender se está na hora de ter um profissional de contabilidade te ajudando a decifrá-los”. Para ela, começar a fazer o controle de entradas e saídas – seja num caderninho, planilha ou aplicativo é o primeiro passo. É isso que vai trazer clareza para que o profissional não tenha mais medo dos números.
MEI: ser ou não ser?
Para muitos freelancers, especialmente os criativos, o registro de Microempreendedor Individual, o chamado MEI, é a modalidade de formalização mais indicada no começo da atuação autônoma; sendo seguida pelo Simples Nacional. Sobre os possíveis enquadramentos, Mari explicou as vantagens do MEI, as principais diferenças em relação ao Simples Nacional e como o freelancer pode inserir o controle fiscal em sua rotina de trabalho:
O MEI não requer, necessariamente, a contratação de um contador. Mas, quando o negócio começa a se solidificar, é comum que o profissional procure um especialista capaz de ajudá-lo para que o crescimento seja estruturado e sustentável. Em relação à nota fiscal, Mari explica que há algumas particularidades quando se está enquadrado como Microempreendedor Individual.
Quando o trabalho é feito para uma pessoa física, por exemplo, não existe nenhuma implicação em não emitir a nota. É possível registrar o serviço com um recibo simples. Ao fazer negócio com outra pessoa jurídica, no entanto, a emissão da nota é obrigatória. Já no caso do Simples Nacional, o registro fiscal deve ser feito tanto para pessoas físicas quanto para jurídicas. E o tipo da nota vai depender dos produtos ou serviços ofertados pelo freelancer.
Segundo a contadora, pendências fiscais não relacionadas ao Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) do MEI não devem, a princípio, atrapalhar o processo de formalização do profissional. “O que pode interferir é se a pessoa que hoje é freelancer tiver alguma participação ou CNPJ ativo no seu nome. Aí, é preciso buscar esta informação e, se necessário, cancelar esse registro ou sair da sociedade. Porque a figura do MEI não permite que você seja sócio de outro empreendimento. No Simples Nacional, não. Você pode ter participação em diversas empresas sem prejudicar nenhuma delas”.
À frente da Love Accounting, Mari mantém um perfil no Instagram onde compartilha bastante conteúdo sobre contabilidade e tira dúvidas do público. Ela falou um pouco sobre o impacto da plataforma para desmistificar a dificuldade dos serviços contábeis e aproximar pequenos negócios criativos do universo dos números:
Planejamento financeiro na prática
Como dito anteriormente, não é só a contabilidade que costuma “assustar” os freelancers. Muitas pessoas — não só quem decide trabalhar por conta própria — se sentem intimidadas ao lidar com as finanças, especialmente quando há histórico de dívidas e maus investimentos. Para a professora Daiana Pimenta, também da FACE/UFG, cometer erros no financeiro é comum em nosso país devido a uma série de motivos que foge ao controle do indivíduo.
“A educação financeira até hoje não foi alvo de políticas públicas eficientes. A maioria de nós cresceu sem ter o mínimo de educação financeira na escola. O nosso sistema financeiro é praticamente uma forma de institucionalização da usura. Os juros são absurdos e abusivos. Então, não há motivo para se intimidar ou envergonhar de ter tomado decisões erradas. O fato é que, felizmente, cada vez mais as finanças pessoais vêm sendo debatidas. Hoje, temos diversos blogs, sites e cursos que podem ajudar desde os mais leigos até aqueles que querem se aprofundar em investimento mais arriscados”, argumentou.
Doutora em Administração e pesquisadora das áreas de Finanças Corporativas e Pessoais, a acadêmica sugere que quem vem de experiências ruins no departamento financeiro leia, estude o assunto e procure ajuda. “Faça um fluxo de caixa e descubra quanto você pode gastar. Levante suas dívidas e as renegocie buscando taxas de juros mais baixas e passíveis de serem cumpridas. É o começo para se organizar, pagar as dívidas e começar uma nova vida financeira”, completou.
Partindo para o planejamento financeiro propriamente dito, Larissa Brito — que integra o time de consultoras da empresa Papo de Valor e também compartilha muito conteúdo pelo seu perfil no Instagram — explica que quando o freelancer separa as despesas pessoais das do negócio, é possível entender o desempenho financeiro efetivo: “Dá pra ter mais clareza sobre as finanças como um todo e se organizar. Assim, um desempenho ruim em um mês isolado interfere diretamente menos nas finanças pessoais e aquela sensação de viver uma eterna montanha-russa diminui”.
Esta separação, no entanto, é um processo. Ou seja, não é algo engessado. “O primeiro passo é entender as receitas e despesas pessoais e do negócio dentro da estrutura praticada no momento. Se está tudo em uma conta bancária só, e o empreendedor consegue separar usando papel e caneta, é um início. O ideal é ter duas contas e separar absolutamente tudo. Normalmente, isso simplifica o controle, mas — para algumas pessoas — esse processo traz mais ansiedade do que melhorias. É preciso entender o momento e o que funciona para cada pessoa, sendo a meta conseguir entender quais são as receitas e despesas de cada um”, detalhou a consultora.
A partir desta distinção, é hora de analisar o resultado financeiro final das atividades: Elas geram lucro? Trazem prejuízo? Quais têm mais retorno? Quais meses têm mais demanda? Esse aumento de demanda reflete em um aumento do lucro do negócio?
Segundo Larissa, qualquer resposta sem clareza sobre essa separação mínima das finanças é puro chute. “O foco é sempre esse: ter clareza. Porque, entendendo como o negócio funciona e quais resultados ele traz, a próxima etapa é se organizar enquanto pessoa para viver dentro desse valor. Parece óbvio, mas esses dois passos são os mais cruciais. E [também] os que as pessoas mais têm dificuldade de colocar em prática”, arrematou.
Pague um salário a si mesmo
Assim como o freelancer precisa de renda para suprir as suas despesas pessoais, o seu negócio, empresa ou meio de obtenção de renda precisa de recursos para se manter financeiramente saudável. “[Neste sentido], alguns pontos são primordiais”, aponta a professora Daiana.
“O primeiro deles é ter um controle rígido das finanças pessoais e nunca misturar esses gastos com os profissionais. É preciso estabelecer uma renda mensal, quinzenal ou semanal, a partir do que a atividade profissional permitir, e não extrapolar. Além disso, é preciso gastar menos do que recebe e sempre poupar uma parcela. Quando falo poupar, não me refiro a grandes quantias”.
Ela exemplifica: uma pessoa que ganha R$300,00 por semana poderia poupar 10% desse montante (ou seja, R$ 30,00 semanalmente). Em um mês, teria poupado R$120,00. Essa quantia, se aplicada mensalmente a uma taxa de 0,5% ao mês (letras do tesouro), acumularia, ao final de um ano, o total de R$ 1.480,27 e, ao final de 10 anos, R$ 19.665,52. “Em investimentos, consideramos juros sobre juros, o que gera uma grande diferença no final”, concluiu a acadêmica.
A ideia de poupar para (re)investir também vale para as finanças do negócio, possibilitando que ele cresça ao longo do tempo. Além disso, é importante fazer um fluxo de caixa pessoal e um profissional, pois conhecer as entradas e saídas de caixa ajuda o freelancer a tomar as decisões iniciais e as primordiais para que a sua vida financeira entre e permaneça nos eixos.
Reserva de emergência e gastos cotidianos
Muitos freelancers iniciam suas carreiras no mercado tradicional e resolvem migrar para o modelo independente. Nesses casos, o professor Ricardo Limongi sugere que o profissional tenha uma reserva de emergência. Ele explica que uma média capaz de cobrir de 6 a 12 meses das principais despesas ajudaria nos critérios de escolha dos trabalhos que serão aceitos e, ainda, daria tranquilidade para eventuais dificuldades no início da nova fase.
Daiana reitera que, de maneira geral — considerando os diversos cenários que levam alguém a atuar como freelancer —, não existe uma resposta padrão para a reserva ideal. “Ter um fundo de emergência é primordial, mas quanto deve ser poupado é relativo. Posso dizer que o ideal é que 30% da receita líquida de um indivíduo seja poupada e investida. Todavia, sabemos que nem sempre isso é possível. Por isso, como mostrei no exemplo anterior, poupar 10% dos rendimentos pode ser um bom começo. O importante é começar e criar uma cultura financeira que inclua poupar e investir parte da renda para garantir um futuro mais tranquilo em termos financeiros”.
Limongi atenta, também, para as possibilidades de trabalho colaborativo, que reduzem o investimento inicial do freelancer para que ele possa começar a atuar no mercado: “Para aqueles profissionais que precisam de um espaço para atendimento ou desenvolvimento de projetos, uma boa alternativa seria buscar os espaços de co-working, e assim, otimizar o investimento na capacitação e não em estrutura física no início”.
E o pesquisador não deixou de bater na tecla da análise contínua do fluxo de caixa para que as finanças estejam sempre sob controle e as tomadas de decisão sejam o mais certeiras possíveis. “Sites gratuitos e aplicativos podem ajudar o freelancer a mensurar a lucratividade e rentabilidade do negócio, e claro, planejar os investimentos nos pontos que julgar mais relevantes para se manter competitivo no mercado. Por outro lado, plataformas como DataCamp, Udemy e outras, se tornam atrativas para se manterem atualizados com cursos e formações acessíveis e que possam contribuir para o negócio”, argumentou.
‘toda fortuna já foi tostão’
Categórica, Daiana Pimenta afirma que cada centavo gasto deve ser controlado: “Tem um antigo ditado árabe que gosto de usar para exemplificar a importância de se controlar todos os gastos, por menores que sejam: ‘toda fortuna já foi tostão’. […] Aplicativos gratuitos para controle das finanças pessoais e profissionais podem ser muito úteis. A maioria deles ajuda a distribuir a renda disponível de acordo com os gastos necessários, por exemplo, moradia, educação, alimentação, lazer etc. Dessa forma, o controle se torna mais fácil”.
Sobre o uso de cartões de crédito, tanto na esfera pessoal quanto na profissional, a pesquisadora defende que é preciso analisar cada situação para determinar o que é mais vantajoso. “A lógica financeira é clara: poupar no presente para gastar de forma melhor no futuro. Na maioria das vezes, conseguimos realizar aquisições de bens ou serviços mais baratos por pagarmos à vista. Todavia, não é sempre. Nesse sentido, não vejo nenhum problema em usar o cartão de crédito de forma consciente — ou seja — usou, pagou”.
Quando a empresa onde se vai realizar a compra não der desconto à vista, o parcelamento no cartão de crédito pode vir a calhar, visto que o dinheiro “economizado” — diante do montante reduzido de cada parcela — pode ser investido e gerar uma renda enquanto a fatura do cartão não vence. Utilizar programas de pontos para atividades relacionadas ao lazer ou vestuário (disponibilizados por muitas operadoras) também podem trazer benefícios. Mas, segundo a acadêmica, é preciso tomar cuidado, pois usar o cartão de crédito de forma errada (não pagamento ou rotativo) pode gerar juros absurdos de, aproximadamente, 300% ao ano. “Nesses casos, é melhor ficar longe”, aconselhou.
Para decidir se um gasto é realmente necessário, ela sugere analisar os objetivos que se quer alcançar e as possibilidades envolvidas na compra. “Uma boa forma de decidir é sempre fazer as seguintes perguntas: ‘Eu realmente preciso disso? Se sim, existe alguma alternativa mais barata?’ Uma dica: se a dúvida persistir, é provável que você não precise [daquilo] realmente”.
Na hora da crise, mantenha-se relevante
Como abordado, uma preocupação constante do estilo de vida freelancer é a renda variável. E, no caso de quem trabalha com criatividade, isso ganha uma nova camada: serviços e produtos criativos não configuram como “necessidades essenciais”, como são as áreas da saúde e alimentação, por exemplo. Esta realidade não desenha um cenário favorável em momentos de crise econômica e o profissional criativo precisa estar preparado para isso.
“Por um lado, é importante diversificar os serviços oferecidos. Quando sabemos exatamente o resultado financeiro final de cada um dos nossos serviços, conseguimos trabalhar mais estrategicamente nessas épocas de demanda mais baixa. Simultaneamente, trabalhamos formando uma reserva financeira para a empresa (que não é a mesma que a reserva de emergência pessoal). A ideia é a mesma das grandes empresas: é preciso ter um capital reservado que sustente o salário dos funcionários nos meses com desempenho ruim”, especificou Larissa.
Para Limongi, nesses momentos é fundamental saber a diferença entre “preço” e “valor” e utilizar isso a seu favor. “Valor é o que o contratante irá receber. Preço é o que será pago. Neste sentido, ter proatividade, compromisso e pontualidade serão diferenciais a serem negociados e justificarão o valor da hora-trabalho”, explicou. A partir deste entendimento, o freelancer pode focar sua estratégia em escala e na dor do cliente:
“Mesmo em momentos de crise, as empresas sabem da necessidade de contar com a comunicação para divulgação dos produtos, por exemplo. Assim, durante a etapa de planejamento do negócio, bem como de posicionamento, é fundamental oferecer serviços que estejam ligados a pontos fundamentais à operação dos clientes. Um exemplo para ilustrar seria o das agências de publicidade, em geral: devido à alta oferta no mercado, os clientes têm diversas opiniões, porém, dificilmente irão cancelar o contrato com aqueles prestadores que estejam envolvidos na geração de valor e, claro, possam ajudar a rentabilizar o negócio”.
O pesquisador continua:
“Se manter relevante está alinhado à estratégia. Em geral, consultorias na área de negócios evitam colocar cláusulas que geram multas num eventual cancelamento. Assim, o alinhamento com a geração de valor se torna mais claro. Para se manter relevante, [então,] é fundamental mostrar de forma tangível — ou seja, mensurável —, como a parceria tem se tornado rentável. O foco deve ser na geração de valor e não apenas na entrega dos produtos. O contratante espera ser prioridade e que [seu negócio] seja levado a outro patamar”.
Investimentos e aposentadoria
Tendo controle sobre o fluxo de caixa e conseguindo poupar parte de sua renda, o freelancer pode começar a pensar em como — e onde — investir seu dinheiro. E, também, a se organizar a longo prazo, a fim de que tenha a possibilidade de se aposentar. Neste momento, o profissional independente entra em outra etapa de organização financeira: aprender a investir.
Larissa Brito explica que, assim como o processo de planejamento, não existe um padrão sobre qual é o melhor tipo de investimento. “A resposta sempre vai ser ‘depende’. Depende do momento de vida, de para que é esse investimento, para daqui quanto tempo, dentre outras variáveis”, ponderou.
No entanto, para quem está começando na área, a consultora financeira sugere iniciar pelas opções mais conservadoras: “Elas têm acompanhamento mais simples e algumas podem ser resgatadas assim que necessário [utilizar o dinheiro]. É um tipo de investimento que rende menos, mas, consequentemente, traz menos riscos”.
Algumas opções desse porte são do tipo renda fixa — Certificado de Depósito Bancário (CDB), Letra de Crédito Imobiliário (LCI), Letra de Crédito do Agronegócio (LCA) e títulos do Tesouro. Para Larissa, no entanto, o mais importante nesta etapa não é necessariamente ganhar dinheiro com os investimentos, mas entender como eles funcionam. Assim, é possível ganhar segurança no processo e disciplina para investir com consistência. Ela também destaca que investir é um meio e não um fim:
“Investimos para conseguir pagar algo de grande valor e que precisamos, para realizar um sonho, para garantir uma aposentadoria. Guardar dinheiro no banco eternamente, sem que isso tenha uma finalidade, não faz o menor sentido. Entendendo isso, fica mais evidente que, no contexto do nosso país, isso não é uma realidade possível para toda a população”.
Sobre aposentadoria, Limongi argumenta que “previdência é todo o dinheiro guardado para o futuro”. Neste sentido, o pesquisador sugere que o freelancer considere reservas mensais visando emergências, necessidades de investimento do negócio e a aposentadoria. “Claro que os percentuais podem sofrer variações, devido à instabilidade do mercado, porém, o foco principal deve estar na consistência de investimentos mensais ao longo do tempo”.
Larissa aconselha encarar a aposentadoria como uma finalidade para investir. “Isso pode ser feito através de investimentos a longo prazo (com melhores rentabilidades e maiores riscos que se justificam a longo prazo) ou previdências privadas. Esse segundo tipo é cheio de entrelinhas e detalhes, mas, se bem contratado, se mostra como uma ótima opção para esses casos”, finalizou.
Como você tem lidado com suas finanças?
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