Como planejar sua pauta e ter uma semana produtiva de trabalho

Não sei se nós, freelancers, precisamos de mais dinheiro ou de mais tempo. Particularmente, tem me preocupado muito a minha falta de tempo pra investir em alguns projetos.

Tenho buscado economizar tempo em tudo. Tenho até sido meio obsessivo com isso. Confesso.

Dito isso, quero compartilhar com você como tenho organizado minha pauta e o que tenho feito pra economizar tempo e me manter produtivo.

Chega mais que eu te explico melhor nos tópicos abaixo.

Não resista, organizar sua pauta semanal faz bem

Você é do tipo que só resolve as coisas quando chega o e-mail do cliente cobrando?

Ih… isso não é muito legal. Muito do seu tempo pode estar se perdendo por aí. Porque enquanto seus clientes não te contatam, você acaba indo para o Facebook, pro Youtube e se perdendo em outras distrações do mundo internetal. E assim se perdem boas horas de produção.

Seus clientes não são seu chefe. Você tem que saber o que deve fazer e quando fazer.

Elaborando uma pauta semanal, você assume o controle do seu trabalho e então você passa a ser a pessoa a cobrar o retorno.

Administrando sua pauta adequadamente, você vai começar a enviar e-mails bem legais como “E aí, Sr Cliente, viu o layout?”, “Posso prosseguir com essa linha, então?” e “Desculpa, preciso do seu retorno no máximo até amanhã. Pois na próxima semana já estou agendado para iniciar um novo projeto.” Claro, sempre mantendo um tom gentil e cordial nos e-mails.

E tem mais… administrar sua pauta e listar as tarefas alivia sua mente, reduz sua preocupação e estresse. Sem contar que é gratificante saber que você cumpriu sua pauta e fez sua semana render.

Planilha de Pauta Semanal

Para manter as coisas devidamente organizadas, é fundamental ter uma ferramenta que ajude no controle das tarefas.

Apesar de todos os softwares e aplicativos disponíveis por aí, eu ainda prefiro usar uma planilha de pauta impressa.

Gosto de anotar os compromissos a caneta e riscar as tarefas à medida que vou concluindo. No final do dia, olhar as tarefas riscadas, dá uma sensação de alta produtividade e dever cumprido.

Segue abaixo uma foto da planilha de pauta que eu uso. Se você simpatizar com ela, pode baixar ela e outros documentos que eu uso no link acima. 

Horários de Reuniões

Tome cuidado com clientes que te ligam a qualquer momento e quebram o seu planejamento.

Tem aquele perfil de cliente que não consegue cumprir horários, ele quer sempre que você esteja disponível quando ele pode.

Não é porque você é prestador de serviços que deve estar sempre à disposição. Tome cuidado com esse tipo de cliente, respeite seu planejamento e tente sempre agendar um horário que fique bom tanto pra você quando para o seu cliente falar.

Minha dica aqui é: opte por reuniões no final do expediente.

Assim você já teve seu período de produção e está com a cabeça livre para focar na reunião. Isso vale pra reuniões presenciais e conversar ao telefone/skype.

Particularmente, prefiro fazer reuniões a partir das 17h.

Aborte reuniões desnecessárias

Ligações fora de hora já são um porre. Pior ainda são as reuniões desnecessárias.

Não me entenda mal. Reuniões são fundamentais em alguns casos, em digamos 10% deles. De resto, tudo pode ser resolvido via skype, telefone ou e-mail.

Infelizmente, tem gente que adora uma reunião, que só consegue dar andamento a um assunto se estiver em uma sala com outras pessoas ao redor. Isso é o verdadeiro velório da produtividade.

Neste caso, uma reunião de 1h com quatro profissionais representa 4h de trabalho perdidas, sem contar o tempo do deslocamento. Lamentável, não é?

Cansei de ir em reuniões onde tudo poderia ter sido decidido numa simples e ágil troca de dois e-mails. E acabei não só perdendo tempo, como perdi também dinheiro me deslocando.

Agora antes ir a qualquer reunião eu sempre me pergunto se ela é realmente necessária.

Crie roteiros inteligentes para atividades fora do escritório

Vai ter que ir ao banco, encontrar um cliente, cortar o cabelo?

Opte por colocar todas essas atividades no mesmo dia e em horários próximos. Assim você consegue organizar um dia completo fora do escritório.

E o bom é que se você estiver em uma reunião e a conversa descambar para aquele papo mais do mesmo, você tem a desculpa de dizer que precisa ir para um próximo compromisso. O que de quebra ainda passa um ar de profissional ocupado(a). 

Monitore as tarefas em Stand By

O ideal é que você evite controlar suas tarefas pelo e-mail. Não fique contando com o retorno dos seus clientes. Se o cliente não retornar logo, essa tarefa pode ficar pendente na sua pauta por meses. E pode ser penoso ter que voltar a ela depois de tanto tempo.

Recomendo que você tenha algum campo na sua planilha de pauta que te auxilie a controlar as tarefas que por algum motivo estão em stand by, aguardando aprovação ou outro motivo.

Assim, além de você conseguir monitorar os jobs nos quais está envolvido, ainda passa uma imagem mais profissional ao seu cliente quando manda um e-mail cobrando o retorno pela tarefa ou retomando um assunto antigo.

No meu modelo de planilha de pauta tem uma área onde marco os compromissos que preciso monitorar. Dá uma espiada aí abaixo. Você também pode fazer na sua.
 

Distribua as tarefas adequadamente ao longo da semana

Particularmente gosto de trabalhar em longos períodos de tempo na mesma tarefa. Eu preciso de imersão no job para resolver ele da melhor forma. Assim, eu costumo reservar cerca de 4h do meu dia pra tarefas complexas e o restante eu divido em tarefas de baixa complexidade.

Jobs complexos exigem mais energia e concentração. Se você se propôr a fazer duas atividades muito complicadas no mesmo dia, corre o risco de não cumprir sua pauta e ficar com um sentimento de frustração.

Uma tarefa complexa por dia é o ideal. Caso você conclua sua pauta antes do esperado, adiante o trabalho do próximo dia. Assim você começa o próximo dia já em vantagem.

Mantenha um histórico da sua pauta

Manter um histórico de tarefas e atividades passadas é ótimo porque você pode retomar contatos e buscar novas oportunidades.

Eu imprimi e encadernei a minha planilha de pauta. Volta e meia eu folheio ela pra trás em busca de novas oportunidades.

Já aconteceu de eu contatar um cliente que havia optado por não fazer um site no passado porque estava sem grana. Contatei ele e não fechamos o projeto, mas ele acabou me indicando pra um colega e consegui um novo job.

Estas coisas acontecem com frequência, você só precisa se fazer presente. Pra isso, mantenha seu histórico de tarefas e revisite ele periodicamente.

Cuidado com o horário em que você trabalha

Recomendo que você tenha um horário firme de trabalho. Por exemplo: de segunda a sexta das 9h às 18h com intervalo de 1h para o almoço.

Horários alternados de trabalho podem ter um impacto negativo na sua produtividade.

Não recomendo que você às vezes trabalhe durante o dia, às vezes durante a madrugada. Ou somente algumas horas em um dia e em outro dia faça uma longa jornada de trabalho.

Seu corpo vai começar a se sentir cansado e sonolento em períodos que deveria estar desperto e bem disposto. E isso vai resultar em um baixo rendimento.

Precisa estar claro para você e para o seu corpo qual é o horário de trabalho. Quando se trata de produtividade, uma rotina clara e bem estabelecida faz bem.

Você gosta de trabalhar de madrugada? Talvez seus clientes não estejam disponíveis no mesmo horário. Caso você precise de uma resposta rápida pra continuar trabalhando, corre o risco de ter que esperar até o próximo dia pra voltar ao trabalho. Isso pode acabar atrasando sua pauta.

Minha sugestão é que você trabalhe no mesmo horário em que seus clientes estão trabalhando.

Desenvolva um ritual matinal

Se eu começo o dia correndo, todo atrapalhado, essa sensação acaba me acompanhando até a hora de dormir. As manhãs são um horário sagrado pra mim.

Gosto de acordar cedo e fazer tudo com calma.  Levanto, arrumo a cama, tomo banho, tomo meu café, organizo a casa, lavo a louça e só então começo a trabalhar.

Ainda costumava fazer alongamentos e uma sessão de 15 minutos de meditação toda manhã. Mas acabei perdendo o ritmo e parei.

Essa espécie de ritual matinal pré-trabalho te ajuda a entrar no clima e a se manter motivado para o dia que está começando. Desenvolva o seu ritual.

Sobre as primeiras tarefas do dia

Já vi muitas pessoas dizendo que não se deve responder e-mails na primeira hora da manhã. Dizem que isso pode nos distrair e levar boa parte da nossa energia e motivação.

Eu não consigo evitar. Minha primeira tarefa do dia sempre é responder e-mails. Preciso manter minha caixa de entrada limpa e organizada pra poder começar a trabalhar tranquilo.

Depois disso, foco nas tarefas menores. E só então parto pra tarefa complexa do dia. Prefiro assim porque me dá aquela sensação de “Ok, agora eu tenho todo o resto do dia pra me dedicar a isso.”

Já vi especialistas recomendando começar sempre pela tarefa mais complexa. Eu não consigo fazer isso. Fico ansioso porque as outras tarefas estão esperando. Sinto que ganho tempo e faço os assuntos correrem em paralelo quando dou atenção para os e-mails e tarefas menores primeiro.

Evite ficar verificando seus e-mails a todo momento

Sua caixa de e-mails pode ser uma grande vilã da sua produtividade.

Como freelancer, você precisa se dividir. Precisa tocar a parte administrativa e a produção. Ficar verificando seus e-mails a todo momento pode fazer você perder o foco na produção.

Estipule horários para responder suas mensagens. Por exemplo, uma vez no início da manhã, outra no início da tarde. Ou uma vez a cada duas horas. Defina uma regra e a respeite.

Lembre-se: se chegou por e-mail, não é urgente. Se fosse urgente, alguém te ligaria.

Faça pausas frequentes

De acordo com o criador da técnica pomodoro. Pequenas pausas frequentes melhoram a agilidade mental.

Aproveite essas pequenas pausas para respirar ar puro, se alongar e beber água.

Planeje o dia de amanhã no final do dia de hoje

No final do seu dia de trabalho, veja as tarefas concluídas, veja as pendentes e faça as adaptações necessárias para os próximos dias.

Planeje hoje o dia de amanhã.

Assim você alivia o estrese e dorme livre de preocupações. Dormir bem é fundamental para manter uma alta produtividade no trabalho.

Evite bebidas alcólicas e alimentos pesados no almoço

Dizem por aí que os vilões da produtividade são as redes sociais, aplicativos e os e-mails. E ninguém fala nada da feijoada e da cervejinha.

Evite a tentação e vá com calma na hora do almoço, exagerar na comida e ingerir álcool pode fazer você sentir uma forte sonolência.

Aí já viu né? Desse jeito, ninguém trabalha bem.

Beba água durante o expediente

Recomendação para beber água é um clichê. Todo mundo já sabe que deve beber bastante água.

Quando se trata de trabalho, água não só te deixa hidratado, como acelera seu metabolismo e deixa você mais desperto.

Mas não pense que agora você pode tomar um litro de cerveja e comer uma feijoada no almoço. Tomar água, nesse caso, não vai resolver sua sonolência. ;)

Divida grandes projetos em pequenas tarefas

Quando fecho um grande projeto, fico muito ansioso. Fico sempre pensando se vou conseguir cumprir o prazo e penso também na montanha de trabalho que tenho pela frente.

O que ajuda a resolver a minha ansiedade é quebrar o projeto em várias pequenas tarefas.

No caso de um site, posso tirar um dia pra buscar referências e fazer o levantamento e organização do conteúdo. No dia seguinte faço o layout da primeira tela e assim por diante…

Pra controlar a ansiedade, a dica é não ficar pensando no projeto pronto. Pense apenas na próxima tarefa a ser executada.

À medida que você vai executando as tarefas, a ansiedade começa a passar. E quando você percebe, o projeto já está pronto.

Trabalhe em um local adequado

É fundamental que você tenha uma mesa e uma cadeira descente. Você precisa se sentir confortável para manter a sua produtividade alta.

Não caia nessa de trabalhar na rede, no sofá ou na beira da praia. Isso tudo é muito bonito, mas só em fotografias de banco de imagem.

Pra render mesmo no trabalho, você precisa estar numa posição adequada. Preste atenção na sua postura.

A imagem abaixo mostra a postura adequada para utilizar o computador.

Outro ponto importante é a iluminação. Evite trabalhar em locais que não tenham uma condição adequada de luz.

Se você for trabalhar no escuro, seu corpo pode pensar que é hora de dormir e você pode começar a sentir uma certa sonolência.

Opte também por um lugar arejado e com janelas. O sentimento de estar enclausurado, sem ver a luz do dia, pode ter um impacto negativo no seu bem estar e consequentemente na sua motivação.

Pra finalizar este tópico, a última dica que eu te daria é mantenha tudo organizado no seu local de trabalho.

Quando estou trabalhando em um ambiente bagunçado, praticamente não consigo pensar. A sensação que eu tenho é que quando a minha mesa está organizada, a minha cabeça também está.

Manter meu local de trabalho organizado, pra mim é quase um exercício terapêutico.

Pratique exercícios físicos

A nossa desculpa pra tudo é sempre a mesma: não tenho tempo pra isso. Mas quando se trata de exercícios físicos isso não é um capricho. É fundamental. É sua obrigação encaixar isso na pauta.

Manter uma atividade física regular ajuda você a trabalhar melhor.

Costumo fazer longas caminhadas de 2h ao dia. O resultado é impressionante.

Durante essas duas horas, além de me exercitar, penso a respeito do trabalho e reflito sobre decisões que preciso tomar. Sem contar que me sinto incrivelmente bem disposto e motivado após cada sessão de caminhada.

Minha recomendação é que você aloque uma atividade física no início da suas manhãs. É o ideal para começar o dia bem-disposto.

Lidando com as interrupções de familiares e amigos

Quem não mora sozinho precisa criar mecanismos pra driblar as interrupções de amigos e familiares. Infelizmente, as pessoas pensam que quem trabalha em casa está sempre à disposição.

É complicado lidar com amigos que chegam sem avisar.

Neste caso, o que faço é dar uma atenção breve e dizer que tenho um projeto importante pra entregar e preciso voltar ao trabalho. E friso que após às 18h eu estarei liberado.

Por isso, repito, é importante manter um horário fixo de trabalho. Não só pra você se organizar, mas para as pessoas do seu convívio também saberem quando você está, ou não, disponível.

Lidar com familiares que moram com você é mais complicado. Felizmente não passo por isso, eu moro sozinho.

Mas caso você não more sozinho, sugeriria que você informasse, para as pessoas que moram com você, qual é o seu horário de trabalho.

Diria também pra você se vestir formalmente durante o expediente, como se estivesse indo trabalhar fora de casa.

Se você tem uma peça da casa só pra você, melhor. Pode fechar a porta e se manter lá durante o trabalho. Se não tem, sugiro que use fones de ouvido. Mesmo que não esteja ouvindo nada.

Esses pequenos detalhes ajudam a sinalizar para as outras pessoas que você está concentrado no seu momento de trabalho.

Talvez no início não seja tão fácil e você precise lidar com várias interrupções. Mas com a repetição frequente, as pessoas vão aprendendo a respeitar o seu horário e você consegue manter a sua produtividade alta.

Pra encerrar…

O que você achou do post, ficou com alguma dúvida? Tem algo a acrescentar? Eu gostaria muito de saber como você faz pra controlar a sua pauta, conta pra mim aqui nos comentários. Vamos desenvolver mais o assunto e gerar mais conteúdo relevante pra quem trabalha como freelancer.

E se você gostou do meu modelo de planilha de pauta, pode baixar ela no Freelancer Doc Box.

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