Como organizar seus arquivos passo a passo
 Publicado: 07/10/2014 Atualizado: 30/10/2016

[Infográfico] A organização inteligente dos arquivos do freelancer

Nunca mais esqueça onde salvou um arquivo. Este guia ilustrado vai levar você rumo a uma organização impecável dos seus documentos de trabalho.
  Por Henrique Pochmann
Sabe aquele arquivo que você perdeu? Foi a última vez.

Uma pequena história pessoal
sobre organização de arquivos

Em uma época da minha vida profissional eu achava que as pessoas organizadas eram umas chatas, pensava que não havia razão para tanto cuidado com organização, principalmente em termos de arquivos no computador.

Afinal, tudo estava ali dentro, não havia como os arquivos irem tão longe. Eles não tinham como se esconder de mim. Poderiam fugir, mas não se esconder.

Pensei assim até o dia em que passei por uma situação um tanto bizarra em uma agência onde trabalhei. Nesta agência, era muito comum utilizarmos a marca de um cliente em formato de imagem com fundo transparente, pois o logo era sempre aplicado do mesmo tamanho (quem é designer sabe do que eu estou falando).

No dia a dia não precisávamos de mais versatilidade, trabalhávamos com arte digital, e no caso deste cliente, ela seguia sempre o mesmo padrão.

Mas chegou o dia em que eu precisei fazer uma arte fora do habitual e pra isso era necessário ter a marca em formato vetor. Me dirigi ao atendimento e pedi o arquivo.

Surpreso com meu pedido, ele me respondeu um solícito: “Não temos!”.

– Como não? – Eu perguntei, me agarrando as esperanças como uma criança se gruda ao pé da mãe no primeiro dia na escola.
– Tá. Devemos ter, mas não faço ideia onde colocaram – respondeu ele.
– Você poderia pedir para o cliente? – Tentei mais uma vez, como o derradeiro chacoalhar de pernas de uma barata tentando tirar as costas do chão.
– Cara, esse cliente tá na casa há 5 anos! Não posso pedir o logo agora, né?!

Perdi a discussão.

Perdi também um belo tempo refazendo o logo em vetor. Um retrabalho desnecessário causado pela falta de organização, que no caso, nem era minha.

Para que você, amigo freelancer, não passe saias justas como essa e outras causadas pelo mau gerenciamento de arquivos, o Aparelho Elétrico criou um rico infográfico que vai te guiar por uma organização impecável.

Se você quiser baixar este modelo pronto, disponibilizei ele no Freelancer Doc Box. Ou se preferir, desenvolva o seu de acordo com o passo a passo aí embaixo.

Vamos ao infográfico!

 

A Organização Inteligente dos Arquivos do Freelancer

Infográfico - A organização inteligente dos arquivos do Freelancer

 

Coloque este infográfico no seu site – copie o código HTML abaixo

 

Caso a imagem não carregue corretamente, segue abaixo a transcrição do texto.

 Tudo devidamente organizado

Este passo a passo vai ajudar você a organizar e a acessar os documentos de trabalho do seu computador de forma mais prática. Após a implementação, você nunca mais vai esquecer onde salvou um único arquivo.

 

Passo 1 – Crie a sua pasta de trabalho

Esta é a pasta que vai guardar todos os seus arquivos de trabalho. Aqui chamei ela de “Freelancer”. Mas você pode colocar o nome que quiser.

 

Passo 2 – Dentro da pasta “Freelancer”, crie outras quatro pastas

Conforme as imagens ao lado indicam as quatro pastas a serem criadas são: “Em Produção”, “Clientes e Fornecedores”, “Arquivo” e “Úteis”. Vou falar mais sobre cada uma delas abaixo, fique atento!

 

Passo 3 – Dentro da pasta “Em Produção” você irá salvar os trabalhos que estão em andamento

Você deve abrir uma nova pasta dentro de “Em Produção” para cada proposta de trabalho que lhe for solicitada. O nome deste novo diretório será o nome do cliente em caixa alta e o nome do trabalho em questão. Na pasta ao lado, uso como exemplo o cliente imaginário Super Hiper que contratou o serviço de criação de uma nova marca. Veja ao lado como ficaria o nome da pasta.

 

Passo 4 – Veja abaixo como montar a estrutura das subpastas de cada projeto

Vou utilizar o trabalho para o Super Hiper como exemplo.

Dentro de cada pasta de projeto terá pelo menos cinco pastas: “Proposta”, “Layout”, “Referências”, “Enviados pelo Cliente” e “Aprovação”.

Proposta – Como o nome diz, é o local que armazenará a proposta de trabalho. É interessante que ela fique junto aos arquivos de trabalho para que você possa consultar com agilidade em caso de dúvidas.

Layout – Esta pasta tem esse nome porque nosso exemplo é um JOB de Design Gráfico. Se você for programador, pode chamar de “Desenvolvimento”, ou se você for redator, pode optar por chamar de “Conteúdo”. Adapte o nome da pasta conforme sua necessidade. No nosso exemplo, ela ainda pode conter as subpastas “AI”, para os arquivos de Illustrator, e “JPG”, para os arquivos deste formato.

Referências – É o local onde você vai armazenar as peças que servem de inspiração para guiar o desenvolvimento do trabalho.

Enviados pelo cliente – Aqui você vai salvar todo e qualquer arquivo que seu cliente enviou e esteja relacionado exclusivamente à este trabalho.

Aprovação – Esta pasta é destinada aos arquivos que são enviados ao cliente para aprovação. Salve aqui suas defesas em PDF, PPT, mockups, protótipos, etc.

 

Dica Extra I

Para não se perder entre os pedidos de alteração dos clientes, mantenha o arquivo original e salve um novo com o mesmo nome acrescido de -ALT(+ o nº correspondente a alteração).
Veja um exemplo:
Nova-Marca.ai
Nova-Marca-alt01.ai
Nova-Marca-alt02.ai

 

Wow! Você está indo muito bem!

Não há dúvidas, você está realmente dedicado em saber mais sobre organização de arquivos. Isso é ótimo! Parabéns por ler até aqui!

 

Passo 5 – Arraste os projetos concluídos para a pasta “Arquivo”

Toda vez que você finalizar um projeto, após a aprovação final do cliente, mova sua respectiva pasta de “Em Produção” para o diretório “Arquivo” e mantenha-o lá, pode ser muito útil para futuros jobs.

 

Passo 6 – Organizando a pasta “Clientes e Fornecedores”

Esta pasta tem teor administrativo, dentro dela você abrirá um novo diretório para cada um dos seus clientes. Veja no próximo passo como ficaria a pasta administrativa do nosso cliente imaginário, Super Hiper.

 

Passo 7 – Criando uma pasta administrativa para cada cliente

É fundamental separar arquivos de uso constante e arquivos exclusivos de um único trabalho. Veja como estruturar a pasta administrativa de cada um dos seus clientes. Adapte conforme a realidade da sua profissão.

Dados cadastrais – dentro deste diretório eu mantenho informações como razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço, etc. Tudo o que é necessário para a emissão de notas fiscais.

Marca – como trabalho muito com design, é fundamental ter um espaço de fácil acesso para buscar a marca do cliente.

Senhas – armazeno aqui, em arquivos .txt, senhas de FTP, WordPress, Redes Sociais, etc.

Banco de Imagens – nesta pasta ficam as imagens compradas que dão suporte à comunicação do cliente.

Estratégico – mantenho aqui tudo o que é macro em relação aos objetivos gerais da empresa, como planejamento de comunicação ou algum outro documento que guie a forma de pensar ou apresente os valores do cliente.

 

Dica Extra II

Pergunte ao seu cliente o máximo que puder sobre o negócio dele. Peça por arquivos de apresentação da empresa, planos de estratégia, isso ajuda você a desenvolver um melhor trabalho. E seu interesse gera empatia.

 

Passo 8 – Conservando referências teóricas na pasta “Úteis”

Salve neste diretório informações de estudo ou referências teóricas que podem vir a ser úteis para construir a defesa de algum trabalho ou para elaborar algum plano de ação. No meu caso, aqui eu mantenho pastas como “Cores”, “SEO”, “Design”, “Fontes”, etc. Adapte conforme a sua necessidade.

 

Infográfico Concluído

Parabéns, você adquiriu conhecimento suficiente para ter uma excelente organização de arquivos.

Acredite, manter as coisas organizadas no trabalho é fundamental para uma maior produtividade e redução de stress. Você está no caminho certo!

O que achou deste modo de organização? Conta aqui nos comentários, vamos evoluir mais o assunto e gerar mais conteúdo para quem é freelancer.

Se você gostou deste conteúdo, compartilhe nas suas redes sociais e ajude outros profissionais a também terem uma ótima organização. :)

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Publicado por:
Henrique Pochmann

Criou o Aparelho Elétrico em 2014. Produz e apresenta o podcast do blog. Trabalha com marketing digital desde 2002. Quer mais tempo para colocar outros projetos em prática, quer uma bicicleta e quer uma bio mais legal também.


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Participe da Conversa
  • Hugo Barbosa

    Excelentes dicas. O problema é pegar todos os meus arquivos e começar a organizar :D rs
    Abs

    • Olá, Hugo! Tudo bem? Cara, realmente dá um trabalho danado colocar tudo no lugar… mas vai por mim, depois de tudo organizado você começa a trabalhar até mais animado. Dá um sensação de tranquilidade. (:

      Obrigado pelo comentário!

      Abraço!

  • Um outro dado: organização de layers no Photoshop e afins, além de programação comentada. Que alegria em um mundo ideal , mas é o correto de se trabalhar de maneira organizada! :-)

    Abraço!

    • Com certeza, Ron! Ah, se todo mundo soubesse dos benefícios dessas boas práticas!

      Abraço e obrigado pelo comentário!

  • Romero Dias

    Ótimas dicas! Também aprendi na pele o que é trabalhar em um ambiente desorganizado.

    Um cliente (que constantemente gosta de alterar sua logomarca ) solicitou a confecção de alguns adesivos e, eu, simplesmente, fui até o diretório com o nome do cliente e peguei a danada da logo. E, a surpresa veio no outro dia. A logo que mandei estava em uma revisão anterior à última. Como a alteração foi somente tonalidades de cores, (após um jogo de cintura) essa passou! Ufa ;-) Mas, depois dessa, “perdi” um dia todo organizando meu acervo e, nunca mais me ocorreu situações desagradáveis relativos a problema de organização.

    Minha pastas foram organizadas de forma diferente ao Aparelho Elétrico. A diferente é: eu sempre coloco a sufixo “R” e o número da revisão de cada arquivo. Isso me ajudou muito pois, identifico qual a última revisão. E, em alguns casos, se ocorrer alguma situação incomum, eu mantenho um arquivo txt dentro do diretório, contendo o histórico/log de tudo o que ocorreu em cada revisão.

    Exemplo:

    / LOGOS / CLIENTE_X / Logo-R0.cdr
    / LOGOS / CLIENTE_X / Logo-R1.cdr

    / BANNER / CLIENTE_X / NOME_DO_PROJETO / Banner-R0.cdr
    / BANNER / CLIENTE_X / NOME_DO_PROJETO / Banner-R1.cdr
    / BANNER / CLIENTE_X / NOME_DO_PROJETO / Banner-R2.cdr

    / CARTAO_VISITA / CLIENTE_Y / Cartao-R0.cdr
    / CARTAO_VISITA / CLIENTE_Y / Cartao-R1.cdr

    Abraço.

    • É Romero, acho que todo mundo já passou por algum sufoco pela falta de organização. Muito obrigado por compartilhar tua dica do “R” no nome dos arquivos. grande contribuição!

      Abraço!

      Henrique

  • Leandro Antonello

    Essas dicas são excelentes mesmo! Valeu Henrique!
    Eu sou programador freelancer e a pior coisa que existe é fazer alterações em um projeto feito por outro profissional que não se preocupou em adicionar comentários no código. Às vezes o pedido do cliente é tão simples, mas perdemos um tempão procurando e tentando entender o que o outro profissional fez. A organização é uma parte importantíssima do trabalho.

    • Leandro, sei exatamente o que você está falando. Apesar de não trabalhar mais com programação, houve uma época em que me aventurava nos códigos e passei muito por isso. Em certas vezes botei tudo abaixo e fiz de novo. Mantendo tudo organizado todo mundo vive melhor. (:

      Grande abraço, Leandro!

      Obrigado pelo comentário.

  • João Carlos Avarones

    Essa tua forma de organizar os arquivos é de fato muito inteligente!
    Estou estudando uma forma de implantar esse seu sistema à o que eu tenho hoje, que se resume em cada cliente ter 1 pasta, e dentro dessa pasta organizo os projetos, arquivos aprovados, referencias, e etc…

    Obrigado por compartilhar!

    • Legal que gostou, João!
      Espero que te ajude a economizar tempo e a ter mais agilidade na hora de encontrar os arquivos.

      Grande abraço e obrigado por participar!

  • Adorei Henrique. Sou consultora em organizaçāo e acontece muito retrabalho e encontramos muito arquivos duplicados, desatualizados pela falta de organizaçāo :) #compartilhando

    • Que bom que gostou, Kalinka!
      Se organizar é um caminho inevitável para ser mais produtivo.
      Obrigado por participar aqui nos comentários e por compartilhar.

      Grande abraço!

  • Camila Mesquita

    Bom dia Henrique,
    desculpe minha ignorância, mas você poderia explicar um pouco melhor a diferença entre Proposta, Layout e Aprovação?
    Claro que cada um adapta conforme for mais adequado ao seu dia-a-dia, mas gostaria de entender melhor a diferença para ver se, talvez, também seja algo importante pra mim.

    Pois às vezes soa como ‘proposta’ e ‘layout’ se equivalendo se eu levo em consideração ‘aprovação’.
    Em outro momento, ‘layout’ e ‘aprovação’ parecem que conteriam o mesmo arquivo se eu considero a pasta ‘proposta’,
    já que estas são subpastas já separadas por job.
    Não sei se deu pra entender porque está confuso pra mim.

    O que você põe de fato em cada pasta?

    aguardo, obrigada

    • Oi, Camila!

      Claro. Posso sim. É o seguinte…

      Proposta -> é a pasta onde você vai armazenar a proposta comercial (entendimento do projeto, valores, data de entrega, entregáveis, etc…) que você enviou ao seu cliente.

      Layout -> é onde eu coloco os arquivos originais onde estou trabalhando. No caso de um designer gráfico, aqui iriam os arquivos de photoshop, illustrator, indesign… etc.

      Aprovação -> vão os arquivos finais. É o resultado dos arquivos que você salvou na pasta layout. No caso de um designer gráfico, seriam jpg, png para apresentar para o cliente. Ainda coloco aqui as simulações / mockups e tudo mais que preciso mostrar para o cliente aprovar o trabalho.

      Espero que agora tenha ficado mais claro. Se ainda tiver dúvida, é só perguntar. ;)

      Abs!

      • Camila Mesquita

        Poxa, muito obrigada!
        A cabeça tava dentro da caixa, hahaha, não tinha pensado que era do ângulo comercial, no caso.
        Não trabalho com freelas (ainda) e então to tentando me organizar da melhor forma no trabalho. Arquivos tem personalidade e vontade própria, simplesmente saem andando e não os encontro mais! hehehe
        Obrigada!

        Bj

        • Haha, isso mesmo, Camila. Temos que começar a domar eles antes que tudo fuja do controle.

          Obrigado pela visita e boa sorte na organização aí. :)

          Bjo!

  • Thiago Rodrigues Furquim

    Muito maneiro o infográfico Henrique, parabéns pelo trabalho.
    Sigo algo próximo disso, experiência que adquiri em dois lugares que trabalhei, mas poderá ser aperfeiçoado com a sua ajuda. ;)
    Uma coisa que costumo fazer é dividir pastas pelos anos também, por exemplo, se eu trabalhasse na marca Super Hiper em 2016, encontraria ela na pasta 2016. Mas pelo que vi em seu info, posso simplificar esse processo também.
    Valeu! Grande abraço.

    • Fala, Thiago!
      Legal que curtiu o infográfico, cara!

      Acho bacana dividir por anos também. Já cheguei a fazer. É uma dica bacana.
      Mas ultimamente não tenho usado essa divisão. Tô tentando diminuir a quantidade de cliques em pastas. :)

      Grande abraço e obrigado pelo comentário.

  • Kelly Machado

    Boooaa Henrique!
    Vi o post lá no face salvei o link pra ver depois e não perder! No início a gente organiza tudo ”bonitin” depois que vem alguns jobs e ”urgências” a gente vai espalhando no desk kkkkkkkk .. mas eu digo, sou organizada até separo um banco de vetores separados tipo, pasta ”EPS”, ”SVG”, etc … tenho o meu método já de costume: separo o cliente por cidade -> nome do cliente -> dentro da pasta dele coloco ”arquivos” ”referências cliente”(qdo ele envia material), ”layouts”, ”imagens utilizadas”, ”enviar cliente”, ”enviar gráfica”, ”APROVADO” aaaaaaewieieiasiasesaiais! :) o controle uso no google docs (excel, briefing, etc). Mas vou modificar um pouco seguindo sua recomendação pra ver o que viraaaaaaaaaaaaaaa!

    • Que legal, Kelly!

      É difícil mesmo manter a organização na hora do caos das urgências. Mas acho que nessas horas quem já ta com tudo organizado acaba sofrendo menos. O lance é segurar a ansiedade, pensar com calma e colocar tudo no devido lugar… dá um pouco mais de trabalho, mas acho que ajuda a reduzir o estresse e a agitação.

      Legal que você criou sua própria forma de organização. É isso aí… o que coloquei no infográfico é apenas uma sugestão ou um ponto de partida. Cada um precisa adaptar pra sua realidade.

      Abração e obrigado por compartilhar um pouco do teu processo. :)

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