Como organizar seus arquivos passo a passo
 Publicado: 07/10/2014 Atualizado: 30/10/2016

[Infográfico] A organização inteligente dos arquivos do freelancer

Nunca mais esqueça onde salvou um arquivo. Este guia ilustrado vai levar você rumo a uma organização impecável dos seus documentos de trabalho.
  Por Henrique Pochmann
Sabe aquele arquivo que você perdeu? Foi a última vez.
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Uma pequena história pessoal
sobre organização de arquivos

Em uma época da minha vida profissional eu achava que as pessoas organizadas eram umas chatas, pensava que não havia razão para tanto cuidado com organização, principalmente em termos de arquivos no computador.

Afinal, tudo estava ali dentro, não havia como os arquivos irem tão longe. Eles não tinham como se esconder de mim. Poderiam fugir, mas não se esconder.

Pensei assim até o dia em que passei por uma situação um tanto bizarra em uma agência onde trabalhei. Nesta agência, era muito comum utilizarmos a marca de um cliente em formato de imagem com fundo transparente, pois o logo era sempre aplicado do mesmo tamanho (quem é designer sabe do que eu estou falando).

No dia a dia não precisávamos de mais versatilidade, trabalhávamos com arte digital, e no caso deste cliente, ela seguia sempre o mesmo padrão.

Mas chegou o dia em que eu precisei fazer uma arte fora do habitual e pra isso era necessário ter a marca em formato vetor. Me dirigi ao atendimento e pedi o arquivo.

Surpreso com meu pedido, ele me respondeu um solícito: “Não temos!”.

– Como não? – Eu perguntei, me agarrando as esperanças como uma criança se gruda ao pé da mãe no primeiro dia na escola.
– Tá. Devemos ter, mas não faço ideia onde colocaram – respondeu ele.
– Você poderia pedir para o cliente? – Tentei mais uma vez, como o derradeiro chacoalhar de pernas de uma barata tentando tirar as costas do chão.
– Cara, esse cliente tá na casa há 5 anos! Não posso pedir o logo agora, né?!

Perdi a discussão.

Perdi também um belo tempo refazendo o logo em vetor. Um retrabalho desnecessário causado pela falta de organização, que no caso, nem era minha.

Para que você, amigo freelancer, não passe saias justas como essa e outras causadas pelo mau gerenciamento de arquivos, o Aparelho Elétrico criou um rico infográfico que vai te guiar por uma organização impecável.

Se você quiser baixar este modelo pronto, disponibilizei ele no Freelancer Doc Box. Ou se preferir, desenvolva o seu de acordo com o passo a passo aí embaixo.

Vamos ao infográfico!

 

A Organização Inteligente dos Arquivos do Freelancer

Infográfico - A organização inteligente dos arquivos do Freelancer

 

Coloque este infográfico no seu site – copie o código HTML abaixo

 

Caso a imagem não carregue corretamente, segue abaixo a transcrição do texto.

 Tudo devidamente organizado

Este passo a passo vai ajudar você a organizar e a acessar os documentos de trabalho do seu computador de forma mais prática. Após a implementação, você nunca mais vai esquecer onde salvou um único arquivo.

 

Passo 1 – Crie a sua pasta de trabalho

Esta é a pasta que vai guardar todos os seus arquivos de trabalho. Aqui chamei ela de “Freelancer”. Mas você pode colocar o nome que quiser.

 

Passo 2 – Dentro da pasta “Freelancer”, crie outras quatro pastas

Conforme as imagens ao lado indicam as quatro pastas a serem criadas são: “Em Produção”, “Clientes e Fornecedores”, “Arquivo” e “Úteis”. Vou falar mais sobre cada uma delas abaixo, fique atento!

 

Passo 3 – Dentro da pasta “Em Produção” você irá salvar os trabalhos que estão em andamento

Você deve abrir uma nova pasta dentro de “Em Produção” para cada proposta de trabalho que lhe for solicitada. O nome deste novo diretório será o nome do cliente em caixa alta e o nome do trabalho em questão. Na pasta ao lado, uso como exemplo o cliente imaginário Super Hiper que contratou o serviço de criação de uma nova marca. Veja ao lado como ficaria o nome da pasta.

 

Passo 4 – Veja abaixo como montar a estrutura das subpastas de cada projeto

Vou utilizar o trabalho para o Super Hiper como exemplo.

Dentro de cada pasta de projeto terá pelo menos cinco pastas: “Proposta”, “Layout”, “Referências”, “Enviados pelo Cliente” e “Aprovação”.

Proposta – Como o nome diz, é o local que armazenará a proposta de trabalho. É interessante que ela fique junto aos arquivos de trabalho para que você possa consultar com agilidade em caso de dúvidas.

Layout – Esta pasta tem esse nome porque nosso exemplo é um JOB de Design Gráfico. Se você for programador, pode chamar de “Desenvolvimento”, ou se você for redator, pode optar por chamar de “Conteúdo”. Adapte o nome da pasta conforme sua necessidade. No nosso exemplo, ela ainda pode conter as subpastas “AI”, para os arquivos de Illustrator, e “JPG”, para os arquivos deste formato.

Referências – É o local onde você vai armazenar as peças que servem de inspiração para guiar o desenvolvimento do trabalho.

Enviados pelo cliente – Aqui você vai salvar todo e qualquer arquivo que seu cliente enviou e esteja relacionado exclusivamente à este trabalho.

Aprovação – Esta pasta é destinada aos arquivos que são enviados ao cliente para aprovação. Salve aqui suas defesas em PDF, PPT, mockups, protótipos, etc.

 

Dica Extra I

Para não se perder entre os pedidos de alteração dos clientes, mantenha o arquivo original e salve um novo com o mesmo nome acrescido de -ALT(+ o nº correspondente a alteração).
Veja um exemplo:
Nova-Marca.ai
Nova-Marca-alt01.ai
Nova-Marca-alt02.ai

 

Wow! Você está indo muito bem!

Não há dúvidas, você está realmente dedicado em saber mais sobre organização de arquivos. Isso é ótimo! Parabéns por ler até aqui!

 

Passo 5 – Arraste os projetos concluídos para a pasta “Arquivo”

Toda vez que você finalizar um projeto, após a aprovação final do cliente, mova sua respectiva pasta de “Em Produção” para o diretório “Arquivo” e mantenha-o lá, pode ser muito útil para futuros jobs.

 

Passo 6 – Organizando a pasta “Clientes e Fornecedores”

Esta pasta tem teor administrativo, dentro dela você abrirá um novo diretório para cada um dos seus clientes. Veja no próximo passo como ficaria a pasta administrativa do nosso cliente imaginário, Super Hiper.

 

Passo 7 – Criando uma pasta administrativa para cada cliente

É fundamental separar arquivos de uso constante e arquivos exclusivos de um único trabalho. Veja como estruturar a pasta administrativa de cada um dos seus clientes. Adapte conforme a realidade da sua profissão.

Dados cadastrais – dentro deste diretório eu mantenho informações como razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço, etc. Tudo o que é necessário para a emissão de notas fiscais.

Marca – como trabalho muito com design, é fundamental ter um espaço de fácil acesso para buscar a marca do cliente.

Senhas – armazeno aqui, em arquivos .txt, senhas de FTP, WordPress, Redes Sociais, etc.

Banco de Imagens – nesta pasta ficam as imagens compradas que dão suporte à comunicação do cliente.

Estratégico – mantenho aqui tudo o que é macro em relação aos objetivos gerais da empresa, como planejamento de comunicação ou algum outro documento que guie a forma de pensar ou apresente os valores do cliente.

 

Dica Extra II

Pergunte ao seu cliente o máximo que puder sobre o negócio dele. Peça por arquivos de apresentação da empresa, planos de estratégia, isso ajuda você a desenvolver um melhor trabalho. E seu interesse gera empatia.

 

Passo 8 – Conservando referências teóricas na pasta “Úteis”

Salve neste diretório informações de estudo ou referências teóricas que podem vir a ser úteis para construir a defesa de algum trabalho ou para elaborar algum plano de ação. No meu caso, aqui eu mantenho pastas como “Cores”, “SEO”, “Design”, “Fontes”, etc. Adapte conforme a sua necessidade.

 

Infográfico Concluído

Parabéns, você adquiriu conhecimento suficiente para ter uma excelente organização de arquivos.

Acredite, manter as coisas organizadas no trabalho é fundamental para uma maior produtividade e redução de stress. Você está no caminho certo!

O que achou deste modo de organização? Conta aqui nos comentários, vamos evoluir mais o assunto e gerar mais conteúdo para quem é freelancer.

Se você gostou deste conteúdo, compartilhe nas suas redes sociais e ajude outros profissionais a também terem uma ótima organização. :)

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Publicado por:
Henrique Pochmann Criou o Aparelho Elétrico em 2014. Produz e apresenta o podcast do blog. Trabalha com marketing digital desde 2002. Quer mais tempo para colocar outros projetos em prática, quer uma bicicleta e quer uma bio mais legal também.
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